Microsoft 365 est devenue essentielle avec l’évolution du secteur vers le travail virtuel et hybride. Vous pouvez chatter et effectuer des appels dans Microsoft Teams, envoyer des e-mails dans Outlook ou même créer votre site hub d’équipe dans SharePoint. Outre le chat, les discussions et les échanges d’e-mails, une autre fonction de collaboration majeure dans Microsoft 365 est le partage de données.
Dans cet article, nous allons parcourir les différentes améliorations en cours de Microsoft afin de rendre l’expérience de partage plus pratique.
Microsoft a donné le coup d’envoi de son « année du partage », qui vise à améliorer l’expérience de partage de Microsoft 365. Les mises à jour seront incrémentielles et construites de manière à ce que les développeurs aient le temps d’écouter les feedbacks des utilisateurs, garantissant ainsi que l’année du partage soit axée sur les commentaires et qu’elle soit réellement bénéfique pour les utilisateurs finaux.
En ce qui concerne les améliorations auxquelles vous pouvez vous attendre tout au long de l’année, voici un aperçu des fonctionnalités à venir, y compris celles qui sont déjà disponibles en ce moment même:
Permissions rapides
Donner accès à un fichier destiné à une personne interne ou externe doit être facile. Auparavant, il fallait cliquer plusieurs fois pour définir les autorisations. Avec cette nouvelle mise à jour, le partage devient plus facile. Lorsque vous cliquez sur l’icône Partager, vous n’avez plus besoin d’aller dans les paramètres du lien pour sélectionner le niveau d’autorisation approprié. À la place, une nouvelle fonctionnalité a été placée juste à côté du nom du destinataire. Dans la liste déroulante, vous pouvez choisir « Peut modifier » pour donner un accès complet ou « Peut voir » pour donner un accès en lecture seule.
Cette fonctionnalité est déjà disponible.
Paramètres de liens
Les paramètres des liens ont changé d’emplacement afin d’être plus facile d’accès. Ils sont également inclus dans un menu déroulant et peuvent être utilisés pour personnaliser davantage les types de liens et les autorisations de partage.
Copie de liens
À partir des paramètres de liens, vous disposez d’un lien à partager généré automatiquement. Auparavant, vous deviez créer un nouveau lien afin de modifier les permissions de celui-ci. Désormais, au lieu de créer un nouveau lien, Microsoft a réorganisé le processus.
À la place du bouton « Copier le lien » auparavant seul, vous aurez désormais une autre option pour définir les autorisations. Si vous devez mettre à jour les permissions du lien, vous pouvez le faire directement à partir du lien créé sans avoir à en générer un nouveau.
Cette nouvelle fonctionnalité sera disponible et déployée en novembre 2021.
Voir avec qui quelque chose a été partagé
La nouvelle section « Partagé avec » vous donne un aperçu des utilisateurs qui ont eu accès à vos fichiers au moyen de leur icône d’utilisateur. Vous pouvez maintenant voir rapidement qui a accédé à votre fichier sans avoir à aller sur une autre page. Une fois que vous aurez cliqué sur la section « Partagé avec », vous serez dirigé vers une autre page appelée « Gérer l’accès ».
Cette fonctionnalité est désormais disponible de manière générale et a été déployée.
Gestion des accès
Comme mentionné ci-dessus, après avoir sélectionné la liste des personnes ayant eu accès à un fichier, vous verrez la page « Gérer l’accès ». Ici, vous verrez plus d’options que vous pouvez définir concernant les permissions telles que :
- Personnes – Une liste de tous les utilisateurs qui ont un accès.
- Groupes – Une liste de tous les groupes qui ont l’accès.
- Liens – Un aperçu de la façon dont les autorisations ont été partagées avec d’autres applications comme Microsoft Teams, SharePoint et OneDrive.
En outre, les autorisations individuelles peuvent également être consultées et mises à jour à partir de cette page.
La page de gestion des accès sera disponible et déployée en novembre 2021.
Menu déroulant de partage
La dernière nouveauté est le nouveau menu de partage. Actuellement, le bouton de partage est un bouton cliquable qui vous dirige vers la page de partage. À l’avenir, il y aura une liste déroulante qui donnera un accès rapide aux options de partage telles que le partage par e-mail, la copie du lien, le partage par Teams et la page de gestion des accès.
Cette mise à jour sera disponible et déployée en novembre 2021.
Conclusion
Le partage de fichiers et de documents a été rendu plus facile que jamais grâce à ces mises à jour. Certaines d’entre elles sont déjà disponibles et d’autres sont à venir dans la dernière partie de cette année. Quoi qu’il en soit, tout cela sera bénéfique pour une collaboration plus dynamique et plus efficace grâce au partage.
Note: Toutes les dates mentionnées dans cet article sont basées sur la feuille de route officielle de Microsoft.
Sources: Windowscentral / Microsoft blog
