Les outils de collaboration aident les employés à éviter les erreurs de communication, accélérer la prise de décision et améliorer la créativité et la productivité. Parmi les logiciels de collaboration en ligne les plus populaires, on trouve des outils comme Google Docs, Box, Dropbox et des plateformes à part entière comme Office 365 de Microsoft. Office 365 offre diverses options de collaboration avec des versions en ligne de Word, Excel, PowerPoint, OneNote et plus. Il inclut également SharePoint, qui permet une collaboration en ligne efficace sur les documents.
Toutefois, malgré ses avantages, la collaboration en ligne sur les documents présente de sérieux défis. Par exemple, la possibilité pour plusieurs utilisateurs de modifier chaque document peut rendre le processus d’édition interminable.
Dans cet article, nous avons rassemblé les meilleures pratiques de collaboration sur les documents qui peuvent être prises en charge par les outils de gestion de documents.
Gestion des documents
La collaboration efficace d’une équipe sur des documents nécessite d’être contrôlée. La gestion peut être pratiquée par le biais des mesures suivantes :
Répartir clairement les rôles
Chaque membre d’une équipe ne doit pouvoir modifier librement un document que s’il a le même rôle, par exemple, lorsqu’une équipe de représentants commerciaux rédige le contrat d’un projet. Mais si une équipe est composée de membres ayant des rôles différents, cela doit se refléter par des autorisations pertinentes. Prenons l’exemple d’un chef de projet et de collaborateurs qui examinent le contrat sous des angles différents. Les permissions basées sur les rôles peuvent être les suivantes :
• Propriétaire (visualisation et modification des documents, octroi et révocation des autorisations, verrouillage des modifications).
• Collaborateur (visualisation et modification des documents).
• Lecteur (visualisation des documents).
• Commentateur (visualiser et laisser des commentaires sur les documents).
Établir un suivi des versions
L’utilisation du contrôle de version permet de conserver chaque version d’un document tout au long du projet et permet d’accéder à tout moment aux versions précédentes du document. Cela permet de comparer différentes versions afin de s’assurer que toutes les modifications apportées soient approuvées.
Une fois le projet terminé, l’historique des versions peut également s’avérer crucial : le contrôle de version sert alors de piste d’audit du travail de vos équipes tout au long du projet, car il permet de consulter leur progression à chaque étape. Grâce à ces informations, vous pourrez identifier les problèmes de vos processus et ainsi simplifier votre travail à l’avenir.
Séparer la rédaction et l’édition
Une équipe collaborative doit disposer de l’ensemble du contexte avant d’éditer un document. L’édition ne doit donc commencer qu’une fois le projet final prêt et la première version d’un document ne doit être accessible que pour consultation.
Définir des délais
Des délais précis doivent être fixés pour chaque étape de la rédaction ou de l’édition d’un document. Par exemple, la première version d’un document doit être prête à la fin de la journée et la version définitive à la fin de la semaine.
Assigner un seul propriétaire au document
Pour que la collaboration sur un document soit efficace, sa gestion doit être centralisée et confiée à un seul propriétaire. Le propriétaire du document doit être responsable de la vérification finale et du règlement des conflits concernant les modifications contestables d’un document, de la fixation de délais pour les étapes de co-rédaction et du verrouillage d’un document ou de ses parties pour l’édition.
Limiter le nombre de co-auteurs
Pour éviter le chaos et les longues séances de co-rédaction, il est important de n’inviter que les personnes pertinentes à la collaboration sur les documents. Si un document est volumineux ou comporte des sections distinctes liées à différents départements ou équipes, il est préférable de répartir la responsabilité de rédaction entre eux. Ainsi, ils pourront se concentrer sur leur partie du document et n’interféreront pas avec le travail des autres équipes.
Communication
Les meilleures pratiques liées à l’organisation d’une communication efficace pendant la collaboration en ligne sur les documents comprennent :
Utiliser un outil de messagerie instantanée
L’utilisation d’un outil de communication instantanée permet aux membres de l’équipe d’obtenir rapidement des réponses aux questions qu’ils se posent pendant le travail sur un document et de régler les points litigieux. Ainsi, ils gagnent du temps et évitent de multiples remaniements par la suite. De plus, de nombreux outils de collaboration en ligne permettent de sauvegarder les messages de discussion en direct à côté d’un document et de faire des recherches par conversation, ce qui aide les membres de l’équipe à ne pas poser les mêmes questions à plusieurs reprises.
Commenter les modifications
Lors de l’édition d’un document, les collaborateurs doivent privilégier les commentaires au lieu de remplacer le texte ou les modifications apportées par les autres membres de l’équipe ou de supprimer certaines parties du document. Ils peuvent laisser des commentaires sur des sections spécifiques et « taguer » d’autres membres de l’équipe pour les informer de leurs feedbacks.
Cohérence et sécurité des documents
Pour maintenir la sécurité et la cohérence des documents, nous recommandons les pratiques suivantes :
Prévenir les fuites de documents
De nombreux outils de collaboration permettent de limiter l’enregistrement des documents aux ordinateurs de bureau et aux appareils mobiles et portables. C’est particulièrement pertinent pour les travailleurs à distance qui travaillent sur des documents sensibles depuis leur ordinateur personnel ou emprunté. Ces outils peuvent également empêcher la copie et l’impression de documents, ce qui garantit que les documents sensibles resteront exclusivement dans la zone de collaboration et ne seront pas laissés accidentellement à la vue de tous.
Contrôler l’accès aux documents
Les collaborateurs doivent surveiller l’accès aux documents en cours de travail et réagir aux changements. Par exemple, l’accès externe à un document doit être révoqué dès qu’un utilisateur n’en a plus besoin. Pour éviter les erreurs, il convient de le faire automatiquement en fixant une période déterminée après laquelle l’accès expirera.
Conclusion
En suivant les meilleures pratiques et en les soutenant par l’utilisation d’outils pertinents, vous pourrez mettre en place une collaboration en ligne efficace. Notre équipe est à votre disposition pour vous assister dans la mise en place de solutions collaboratives alimentées par la technologie dans votre entreprise.
