Les outils de collaboration aident les employ\u00e9s \u00e0 \u00e9viter les erreurs de communication, acc\u00e9l\u00e9rer la prise de d\u00e9cision et am\u00e9liorer la cr\u00e9ativit\u00e9 et la productivit\u00e9. Parmi les logiciels de collaboration en ligne les plus populaires, on trouve des outils comme Google Docs, Box, Dropbox et des plateformes \u00e0 part enti\u00e8re comme Office 365 de Microsoft. Office 365 offre diverses options de collaboration avec des versions en ligne de Word, Excel, PowerPoint, OneNote et plus. Il inclut \u00e9galement SharePoint, qui permet une collaboration en ligne efficace sur les documents.<\/p>\n\n\n\n
Toutefois, malgr\u00e9 ses avantages, la collaboration en ligne sur les documents pr\u00e9sente de s\u00e9rieux d\u00e9fis. Par exemple, la possibilit\u00e9 pour plusieurs utilisateurs de modifier chaque document peut rendre le processus d’\u00e9dition interminable.<\/p>\n\n\n\n
Dans cet article, nous avons rassembl\u00e9 les meilleures pratiques de collaboration sur les documents qui peuvent \u00eatre prises en charge par les outils de gestion de documents.<\/p>\n\n\n\n
La collaboration efficace d’une \u00e9quipe sur des documents n\u00e9cessite d\u2019\u00eatre contr\u00f4l\u00e9e. La gestion peut \u00eatre pratiqu\u00e9e par le biais des mesures suivantes :<\/p>\n\n\n\n
Chaque membre d’une \u00e9quipe ne doit pouvoir modifier librement un document que s\u2019il a le m\u00eame r\u00f4le, par exemple, lorsqu’une \u00e9quipe de repr\u00e9sentants commerciaux r\u00e9dige le contrat d\u2019un projet. Mais si une \u00e9quipe est compos\u00e9e de membres ayant des r\u00f4les diff\u00e9rents, cela doit se refl\u00e9ter par des autorisations pertinentes. Prenons l\u2019exemple d\u2019un chef de projet et de collaborateurs qui examinent le contrat sous des angles diff\u00e9rents. Les permissions bas\u00e9es sur les r\u00f4les peuvent \u00eatre les suivantes :<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Propri\u00e9taire (visualisation et modification des documents, octroi et r\u00e9vocation des autorisations, verrouillage des modifications).
\n\u2022 Collaborateur (visualisation et modification des documents).
\n\u2022 Lecteur (visualisation des documents).
\n\u2022 Commentateur (visualiser et laisser des commentaires sur les documents).<\/p>\n\n\n\n
L’utilisation du contr\u00f4le de version permet de conserver chaque version d\u2019un document tout au long du projet et permet d\u2019acc\u00e9der \u00e0 tout moment aux versions pr\u00e9c\u00e9dentes du document. Cela permet de comparer diff\u00e9rentes versions afin de s\u2019assurer que toutes les modifications apport\u00e9es soient approuv\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n
Une fois le projet termin\u00e9, l’historique des versions peut \u00e9galement s’av\u00e9rer crucial : le contr\u00f4le de version sert alors de piste d’audit du travail de vos \u00e9quipes tout au long du projet, car il permet de consulter leur progression \u00e0 chaque \u00e9tape. Gr\u00e2ce \u00e0 ces informations, vous pourrez identifier les probl\u00e8mes de vos processus et ainsi simplifier votre travail \u00e0 l’avenir.<\/p>\n\n\n\n
Une \u00e9quipe collaborative doit disposer de l\u2019ensemble du contexte avant d\u2019\u00e9diter un document. L\u2019\u00e9dition ne doit donc commencer qu\u2019une fois le projet final pr\u00eat et la premi\u00e8re version d\u2019un document ne doit \u00eatre accessible que pour consultation.<\/p>\n\n\n\n
Des d\u00e9lais pr\u00e9cis doivent \u00eatre fix\u00e9s pour chaque \u00e9tape de la r\u00e9daction ou de l’\u00e9dition d’un document. Par exemple, la premi\u00e8re version d’un document doit \u00eatre pr\u00eate \u00e0 la fin de la journ\u00e9e et la version d\u00e9finitive \u00e0 la fin de la semaine.<\/p>\n\n\n\n
Pour que la collaboration sur un document soit efficace, sa gestion doit \u00eatre centralis\u00e9e et confi\u00e9e \u00e0 un seul propri\u00e9taire. Le propri\u00e9taire du document doit \u00eatre responsable de la v\u00e9rification finale et du r\u00e8glement des conflits concernant les modifications contestables d’un document, de la fixation de d\u00e9lais pour les \u00e9tapes de co-r\u00e9daction et du verrouillage d’un document ou de ses parties pour l’\u00e9dition.<\/p>\n\n\n\n
Pour \u00e9viter le chaos et les longues s\u00e9ances de co-r\u00e9daction, il est important de n’inviter que les personnes pertinentes \u00e0 la collaboration sur les documents. Si un document est volumineux ou comporte des sections distinctes li\u00e9es \u00e0 diff\u00e9rents d\u00e9partements ou \u00e9quipes, il est pr\u00e9f\u00e9rable de r\u00e9partir la responsabilit\u00e9 de r\u00e9daction entre eux. Ainsi, ils pourront se concentrer sur leur partie du document et n’interf\u00e9reront pas avec le travail des autres \u00e9quipes.<\/p>\n\n\n\n
Les meilleures pratiques li\u00e9es \u00e0 l’organisation d’une communication efficace pendant la collaboration en ligne sur les documents comprennent :<\/p>\n\n\n\n
L’utilisation d\u2019un outil de communication instantan\u00e9e permet aux membres de l’\u00e9quipe d’obtenir rapidement des r\u00e9ponses aux questions qu’ils se posent pendant le travail sur un document et de r\u00e9gler les points litigieux. Ainsi, ils gagnent du temps et \u00e9vitent de multiples remaniements par la suite. De plus, de nombreux outils de collaboration en ligne permettent de sauvegarder les messages de discussion en direct \u00e0 c\u00f4t\u00e9 d’un document et de faire des recherches par conversation, ce qui aide les membres de l’\u00e9quipe \u00e0 ne pas poser les m\u00eames questions \u00e0 plusieurs reprises.<\/p>\n\n\n\n
Lors de l’\u00e9dition d’un document, les collaborateurs doivent privil\u00e9gier les commentaires au lieu de remplacer le texte ou les modifications apport\u00e9es par les autres membres de l’\u00e9quipe ou de supprimer certaines parties du document. Ils peuvent laisser des commentaires sur des sections sp\u00e9cifiques et \u00ab taguer \u00bb d’autres membres de l’\u00e9quipe pour les informer de leurs feedbacks.<\/p>\n\n\n\n
Pour maintenir la s\u00e9curit\u00e9 et la coh\u00e9rence des documents, nous recommandons les pratiques suivantes :<\/p>\n\n\n\n
De nombreux outils de collaboration permettent de limiter l’enregistrement des documents aux ordinateurs de bureau et aux appareils mobiles et portables. C’est particuli\u00e8rement pertinent pour les travailleurs \u00e0 distance qui travaillent sur des documents sensibles depuis leur ordinateur personnel ou emprunt\u00e9. Ces outils peuvent \u00e9galement emp\u00eacher la copie et l’impression de documents, ce qui garantit que les documents sensibles resteront exclusivement dans la zone de collaboration et ne seront pas laiss\u00e9s accidentellement \u00e0 la vue de tous.<\/p>\n\n\n\n
Les collaborateurs doivent surveiller l\u2019acc\u00e8s aux documents en cours de travail et r\u00e9agir aux changements. Par exemple, l’acc\u00e8s externe \u00e0 un document doit \u00eatre r\u00e9voqu\u00e9 d\u00e8s qu’un utilisateur n’en a plus besoin. Pour \u00e9viter les erreurs, il convient de le faire automatiquement en fixant une p\u00e9riode d\u00e9termin\u00e9e apr\u00e8s laquelle l’acc\u00e8s expirera.<\/p>\n\n\n\n
En suivant les meilleures pratiques et en les soutenant par l’utilisation d’outils pertinents, vous pourrez mettre en place une collaboration en ligne efficace. Notre \u00e9quipe est \u00e0 votre disposition pour vous assister dans la mise en place de solutions collaboratives aliment\u00e9es par la technologie dans votre entreprise.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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