{"id":5299,"date":"2022-08-17T15:25:03","date_gmt":"2022-08-17T13:25:03","guid":{"rendered":"https:\/\/www.cfi.ch\/?p=5299"},"modified":"2023-01-25T11:33:25","modified_gmt":"2023-01-25T10:33:25","slug":"5-bonnes-pratiques-pour-les-bibliotheques-de-documents-sharepoint","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/cfi.ch\/en\/5-bonnes-pratiques-pour-les-bibliotheques-de-documents-sharepoint\/","title":{"rendered":"5 bonnes pratiques pour les biblioth\u00e8ques de documents SharePoint"},"content":{"rendered":"

Quelles sont les meilleures pratiques en mati\u00e8re de biblioth\u00e8ques de documents SharePoint ? Et pourquoi est-il si important de bien faire les choses ? Les recherches concernant l’utilisation de SharePoint ont explos\u00e9 ces derni\u00e8res ann\u00e9es, et il y a une raison \u00e0 cela. L’augmentation du nombre d’utilisateurs de Microsoft Teams.<\/p>\n\n\n\n

Le taux d’adoption de Microsoft Teams est extraordinaire. Cette tendance excelle depuis quelques ann\u00e9es, mais entre le deuxi\u00e8me trimestre de 2021 et aujourd’hui, le nombre d’utilisateurs de Microsoft Teams a bondi de 145 millions \u00e0 270 millions.<\/p>\n\n\n\n

Chaque \u00e9quipe Microsoft Teams cr\u00e9\u00e9e poss\u00e8de un site SharePoint associ\u00e9, notamment une biblioth\u00e8que de documents SharePoint. Tous les fichiers t\u00e9l\u00e9charg\u00e9s ou cr\u00e9\u00e9s dans Teams sont en fait stock\u00e9s dans la biblioth\u00e8que de documents SharePoint, et non dans Teams.<\/p>\n\n\n\n

SharePoint est une plateforme hautement configurable utilis\u00e9e pour cr\u00e9er des intranets, g\u00e9rer des documents et collaborer dans un environnement s\u00e9curis\u00e9. Microsoft a donc choisi d’utiliser SharePoint Online pour alimenter la gestion des documents dans Microsoft Teams.<\/p>\n\n\n\n

L’essor de Teams a un impact – des millions de biblioth\u00e8ques de documents SharePoint suppl\u00e9mentaires ont \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9es et, par cons\u00e9quent, beaucoup plus de probl\u00e8mes. Quelle sont donc les bonnes pratiques pour g\u00e9rer les biblioth\u00e8ques de documents SharePoint ?<\/p>\n\n\n\n

Que sont les biblioth\u00e8ques de documents SharePoint ?<\/h2>\n\n\n\n

Une biblioth\u00e8que de documents est un emplacement sur un site o\u00f9 vous pouvez t\u00e9l\u00e9charger, cr\u00e9er, mettre \u00e0 jour et collaborer sur des fichiers avec les membres de votre \u00e9quipe. Chaque biblioth\u00e8que affiche une liste de fichiers et des informations cl\u00e9s sur les fichiers, comme par exemple qui a \u00e9t\u00e9 la derni\u00e8re personne \u00e0 modifier un document.<\/p>\n\n\n\n

Remarque : l’onglet \u00ab\u00a0Fichiers\u00a0\u00bb d’une \u00e9quipe Microsoft utilise en fait une biblioth\u00e8que de documents en arri\u00e8re-plan pour stocker les fichiers.<\/p>\n\n\n\n

1. Combien de biblioth\u00e8ques de documents SharePoint dois-je cr\u00e9er ?<\/h4>\n\n\n\n

Une seule, et vous n’avez m\u00eame pas besoin de la cr\u00e9er.<\/p>\n\n\n\n

Chaque fois qu’une \u00e9quipe Microsoft est cr\u00e9\u00e9e, une collection de sites SharePoint correspondante est cr\u00e9\u00e9e pour h\u00e9berger tout le contenu. Et dans chaque collection de sites SharePoint, une biblioth\u00e8que de documents est toujours cr\u00e9\u00e9e automatiquement. C’est la biblioth\u00e8que qui est automatiquement li\u00e9e \u00e0 l’onglet \u00ab\u00a0Fichiers\u00a0\u00bb dans Microsoft Teams et c’est la biblioth\u00e8que qui est automatiquement r\u00e9f\u00e9renc\u00e9e dans les webparts de visualisation de biblioth\u00e8que charg\u00e9s dans la page d’accueil d’un site d’\u00e9quipe SharePoint.<\/p>\n\n\n\n

\u00c9tant donn\u00e9 que les meilleures pratiques en mati\u00e8re d’architecture de l’information recommandent d\u00e9sormais de cr\u00e9er une collection de sites pour presque tout (et de ne surtout pas cr\u00e9er de sous-sites) et qu’une \u00e9quipe Microsoft fait pointer par d\u00e9faut l’onglet \u00ab\u00a0Fichiers\u00a0\u00bb vers une biblioth\u00e8que de documents sp\u00e9cifique, nous recommandons de ne pas cr\u00e9er de biblioth\u00e8ques de documents suppl\u00e9mentaires dans la majorit\u00e9 des cas. N’oubliez pas que chaque canal que vous cr\u00e9ez au sein d’une \u00e9quipe Microsoft cr\u00e9e un dossier (\u00e0 c\u00f4t\u00e9 du dossier G\u00e9n\u00e9ral) et non une autre biblioth\u00e8que de documents (sans tenir compte du comportement des canaux priv\u00e9s pour le moment).<\/p>\n\n\n\n

Il y aura certainement des cas d’utilisation o\u00f9 des biblioth\u00e8ques de documents suppl\u00e9mentaires seront utiles et o\u00f9 il y aura une bonne raison pratique\/technique – mais dans plus de 90 % des cas, il faut utiliser la solution pr\u00eate \u00e0 l’emploi.<\/p>\n\n\n\n

2.  Dois-je utiliser des dossiers dans une biblioth\u00e8que de documents SharePoint ?<\/h4>\n\n\n\n

La \u00ab\u00a0meilleure pratique en mati\u00e8re de dossiers\u00a0\u00bb a connu quelques revirements au fil des ans. Les dossiers \u00e9taient un must-have dans les premi\u00e8res versions de SharePoint, puis sont devenus dispensables avec SharePoint 2010, et sont r\u00e9cemment revenus \u00e0 la mode.<\/p>\n\n\n\n

Les raisons de ce retour en force des dossiers sont les suivantes :<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Ils sont in\u00e9vitables, car chaque canal Microsoft Teams cr\u00e9e un dossier portant le m\u00eame nom que le canal.<\/li>\n\n\n\n
  2. Ils sont in\u00e9vitables, car l’interface utilisateur de Microsoft Teams et SharePoint permet aux utilisateurs de les cr\u00e9er facilement.<\/li>\n\n\n\n
  3. La meilleure pratique (et certainement la pratique courante) veut maintenant que la plupart des sites (Teams \/ Site Collections) n’aient qu’une seule biblioth\u00e8que de documents, et donc les options pour structurer vos fichiers (dans le site) ont \u00e9t\u00e9 en effet r\u00e9duites \u00e0 des dossiers.<\/li>\n\n\n\n
  4. La majorit\u00e9 des utilisateurs finaux ne verront g\u00e9n\u00e9ralement les dossiers qu’au niveau du canal – et gr\u00e2ce \u00e0 Microsoft Teams, les dossiers n’appara\u00eetront pas aussi profonds qu’ils le feraient autrement.<\/li>\n\n\n\n
  5. Enfin, avec les bons outils et l’architecture d’information en place, les dossiers peuvent servir un objectif puissant au-del\u00e0 de la structure : ils peuvent piloter la d\u00e9finition automatique des valeurs des balises m\u00e9ta.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    3. Comment configurer au mieux le versioning dans une biblioth\u00e8que de documents SharePoint ?<\/h4>\n\n\n\n

    Il existe de nombreuses r\u00e9ponses \u00e0 cette question et elles d\u00e9pendent vraiment des cas d’utilisation. Dans le cas d’utilisation le plus courant, \u00e0 savoir la collaboration quotidienne au sein d’une \u00e9quipe Microsoft ou d’un site d’\u00e9quipe SharePoint Online, vous pouvez vous en tenir \u00e0 la configuration de versionnage \u00ab\u00a0pr\u00eate \u00e0 l’emploi\u00a0\u00bb pour ce cas d’utilisation, ce qui signifie que :<\/p>\n\n\n\n