La plateforme Office 365 est en constante évolution et les utilisateurs peuvent donc avoir l’impression de se noyer dans un océan d’applications aux noms et au fonctionnement similaires. Prenez OneDrive et OneNote par exemple, ou encore les sites de Teams et Microsoft Teams. Avec de telles conventions de nommage, comment reprocher aux utilisateurs de ne pas savoir quelle application utiliser dans quelle situation ?
De leur côté, les services informatiques peuvent également éprouver quelques difficultés à déterminer comment positionner les applications de Microsoft 365. SharePoint et Microsoft Teams ont tant de choses en commun qu’il est essentiel de comprendre ce qui les rapproche, comment elles s’articulent et comment les utiliser au mieux.
SharePoint est la solution pour la gestion des documents et la collaboration moderne, et Microsoft continue d’investir dans des expériences et des fonctionnalités performantes. SharePoint est bien plus que des sites, des pages, des bibliothèques et des listes : l’écosystème dédié de développement et d’applications tierces qui s’est mis en place autour de la solution est une indication claire que SharePoint ne disparaîtra pas de sitôt.
Pour une collaboration moderne, les utilisateurs doivent pouvoir communiquer en temps réel là où ils travaillent, à savoir dans SharePoint. Disposer uniquement de la messagerie électronique ou de la messagerie instantanée ne suffit plus, d’où l’intérêt de Microsoft Teams. Cette solution réunit la collaboration et la communication dans une plateforme unique offrant en outre le meilleur de SharePoint, la messagerie électronique, la messagerie instantanée, et bien plus.
Comment SharePoint s’intègre dans Teams
Au niveau de leur structure, Microsoft Teams et SharePoint ont de nombreux éléments en commun. Un utilisateur qui crée une équipe dans Microsoft Teams génère également un groupe Microsoft 365 pour la sécurité, une adresse e-mail de groupe et un site SharePoint moderne.
Bien entendu, Microsoft Teams ne se résume pas qu’au chat et aux fichiers : c’est une plateforme performante pouvant être utilisée en l’état, mais pouvant également être étendue et enrichie de diverses applications personnalisées ou mises à disposition par Microsoft ou des éditeurs tiers. Et SharePoint peut être intégré à Microsoft Teams sous la forme d’une application Teams ou d’un onglet de canal.
Dans le cas de l’application, « SharePoint » est utilisé pour la connexion aux pages et aux listes et « SharePoint News » pour vous permettre d’envoyer des actualités publiées sur vos sites à votre équipe.
La différence entre Teams et SharePoint est que Teams facilite la coopération au niveau personnel grâce à des outils de communication, tandis que SharePoint facilite la coopération au niveau des fichiers et des documents. Les deux sont étroitement liés ; vous pouvez partager un document dans le cadre d’une conversation par exemple.
Une équipe peut avoir de nombreux canaux pour les projets en cours et les sous-groupes. Chacun d’entre eux possède un dossier de document partagé dans SharePoint. Le dossier hérite de ses permissions du groupe.
Une équipe possède un dossier de documents partagés dans SharePoint Online. Chacun des canaux de l’équipe, y compris le canal Général, possède un dossier sous Documents partagés.
Une fonctionnalité très utile de Teams est qu’elle permet aux utilisateurs de parcourir directement les documents partagés dans SharePoint. Les fichiers partagés dans une équipe sont accessibles à tous les membres de l’équipe. Grâce aux outils Office 365 Online, vous et les membres de votre équipe pouvez co-éditer des documents Word, PowerPoint ou Excel directement depuis l’application Teams.
Aller plus loin dans l’intégration de SharePoint à Teams
N’intégrez pas SharePoint à Microsoft Teams pour le plaisir d’intégrer. Assurez-vous d’abord que l’intégration aura une valeur ajoutée pour vos utilisateurs. Cette valeur ajoutée peut se présenter sous différentes formes, par exemple la mise à disposition dans Microsoft Teams de ressources SharePoint fréquemment utilisées.
Si vous prévoyez d’aller plus loin dans l’intégration de SharePoint à Microsoft Teams, tenez compte des points suivants :
Architecture des informations
Malgré les structures communes, l’architecture de l’information dans Microsoft Teams est très différente de celle dans SharePoint. Dans SharePoint, l’architecture de l’information peut généralement être aisément exportée vers Microsoft Teams en mappant les bibliothèques de documents vers des canaux. Continuez de tirer parti de vos investissements antérieurs dans SharePoint en intégrant l’architecture de l’information SharePoint dans Microsoft Teams.
Gestion des autorisations
Les autorisations fonctionnent de manière similaire dans les deux solutions, mais ne sont pas identiques. Dans Microsoft Teams, l’objectif est de permettre à tout le monde de collaborer tandis que SharePoint prévoit différents niveaux d’autorisations standard et personnalisées.
Conclusion
Pour finir, les managers et les utilisateurs doivent considérer Teams comme une prolongation de SharePoint et non pas comme des applications séparées. C’était peut-être le cas auparavant mais les versions récentes sont conçues pour fonctionner ensemble et une intégration encore meilleure est en cours. Comprendre comment les outils fonctionnent ensemble donne à une organisation les meilleures opportunités pour une collaboration riche.
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