C’est probablement la première question que vous vous posez lorsque vous migrez vos fichiers vers SharePoint Online et Teams. Que votre organisation soit nouvelle sur Microsoft 365 ou qu’elle utilise SharePoint et Teams depuis un certain temps, vous vous demandez probablement si vous devez faire le saut et migrer l’ensemble de vos données vers SharePoint Online. Dans cet article, nous allons répondre à cette question.
Scénarios possibles
Il existe différentes raisons pour lesquelles vous pourriez envisager de migrer vers SharePoint Online et vous demander si SharePoint pourrait être le remplacement adéquat des disques réseau. Vous trouverez ci-dessous quelques scénarios possibles:
- Vous avez des fichiers résidants sur des serveurs de stockage locaux nécessitant un accès VPN, etc.
- Votre serveur doit être mis à niveau et le coût de cette mise à niveau dépasse le coût de SharePoint Online.
- Votre serveur se trouve actuellement dans le sous-sol de votre informaticien.
- Vous utilisez désormais Dropbox, Box ou Google Drive.
- Votre organisation a commencé à utiliser Teams après le début du télétravail lors de la pandémie de 2020, a migré certains des derniers fichiers vers Teams/SharePoint et vous vous demandez si vous devez tout migrer et vous débarrasser de votre serveur.
Sharepoint peut-il remplacer un serveur de stockage?
Oui, SharePoint peut remplacer les serveurs de fichiers. Cependant, il y a quelques conditions préalables qui doivent être réunies pour que cela réussisse. Voici une liste de celles-ci:
Une architecture d’information appropriée est nécessaire
Si vous pensez que vous pouvez simplement prendre le contenu de votre serveur, migrer le tout vers un seul site/bibliothèque de documents SharePoint et prétendre que tout est prêt, c’est faux.. C’est l’une des plus grandes erreurs que commettent de nombreuses entreprises : migrer vers SharePoint sans établir l’architecture d’information appropriée.
Dans SharePoint, nous ne pensons pas en termes de dossiers ; nous pensons en termes de sites. En outre, SharePoint a des limites dont il faut être conscient. Si vous les ignorez, vous aurez rapidement des problèmes.
Il ne s’agit pas seulement de fichiers et de dossiers
Un autre aspect que vous devez aborder est que si SharePoint peut remplacer serveur de stockage, il ne doit pas être utilisé comme un serveur de stockage. Oui, il est amusant de naviguer dans la hiérarchie des dossiers à 10 niveaux, mais les utilisateurs d’aujourd’hui souhaitent plus qu’un simple accès aux documents de base. Les utilisateurs attendent des fonctionnalités modernes comme le partage externe, la collaboration autour des documents, la possibilité de créer des flux d’approbation, des moyens potentiellement plus intelligents d’organiser les documents (les métadonnées).
En outre, leurs besoins peuvent impliquer d’autres applications qui ne se trouvent pas actuellement sur un serveur de stockage mais qui sont présentes dans Microsoft 365 (Lists, Planner, Forms, etc.).
Un seul endroit pour tout le contenu
Cela est particulièrement vrai si vos utilisateurs utilisent déjà Teams. Avec Teams, une partie de vos fichiers sont déjà stockés dans le Cloud. Il n’est donc pas judicieux de disposer d’un partage de fichiers distinct (local), car les utilisateurs seront invités à rechercher du contenu à différents endroits. Lorsque tout est regroupé en un seul endroit, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches à partir d’un seul endroit et tous les fichiers et dossiers sont soumis aux mêmes politiques de conformité, de sécurité et de conservation.
Une formation adéquate est obligatoire
Vous ne pouvez pas ignorer le fait que, lorsque vous déplacez des fichiers d’un serveur de stockage vers SharePoint Online, vous devez également vous pencher sur la question de la formation adéquate des utilisateurs. Dans SharePoint Online, le pouvoir est aux utilisateurs!
Au lieu d’avoir accès à quelques lecteurs/dossiers, les utilisateurs sont maintenant en charge de sites et d’équipes entières. Cela signifie qu’ils doivent comprendre ce qui se passe lorsqu’ils invitent un membre externe à l’équipe dans Teams. Ou comment gérer l’historique des versions, restaurer des fichiers à partir de la corbeille ou restaurer l’ensemble de la bibliothèque. De nombreuses mises en application échouent non pas parce que « SharePoint est nul », mais parce que les utilisateurs ont été laissés dans la nature sans formation adéquate.
Donc, en conclusion…
Oui, SharePoint peut remplacer un serveur de stockage, à condition qu’il ne soit pas configuré et utilisé comme tel.
