Si vous êtes une entreprise qui vient de mettre Office 365 en place pour la toute première fois, vous disposez de toutes les applications standard telles que Word, Excel, PowerPoint qui vous aident à accomplir votre travail quotidien. Vous aurez également remarqué que vous disposez d’un outil de collaboration appelé Microsoft SharePoint qui est inclus dans votre abonnement à Office 365.
Dans cet article, vous trouverez 5 conseils pour vous aider à démarrer avec Microsoft SharePoint
Qu’est-ce que Microsoft SharePoint ?
Microsoft SharePoint est un outil basé sur le cloud computing qui peut être utilisé pour de nombreuses choses, notamment la collaboration entre équipes. Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous recommandons de lire notre article expliquant l’utilité d’un intranet SharePoint.
Conseil n°1 : Créez et partagez des modèles de sites
SharePoint peut être extrêmement flexible dans la mesure où il vous permet de personnaliser entièrement vos sites en utilisant l’identité de votre entreprise, des listes, des flux de travail. Cela peut être utile si vous créez un site à partir de zéro, car vous aurez la possibilité de l’enregistrer comme modèle et de le réutiliser si vous souhaitez créer un autre site, ce qui vous fera gagner un temps précieux.
Le modèle que vous créez peut être préconfiguré et comprendre des bibliothèques ou même du contenu. En outre, vous pouvez les importer dans d’autres environnements SharePoint, les ouvrir dans Visual Studio et même les partager avec d’autres utilisateurs à partir de la galerie de solutions SharePoint.
Conseil n°2 : Collaborez et coéditez des documents Office
Ce qui est formidable avec SharePoint, c’est que vous pouvez utiliser et collaborer sur toutes sortes de documents, tels que des documents Word et des feuilles de calcul Excel. Cela permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur ces documents en temps réel et de suivre les modifications sans craindre de marcher sur les plates-bandes des autres.
Conseil n° 3 : créez un site d’équipe avec des autorisations précises
Les sites d’équipe sont l’une des meilleures fonctionnalités de Microsoft SharePoint. La création d’un site d’équipe est relativement simple: il vous suffit de vous connecter à votre compte Office 365 et de suivre les instructions de l’assistant de création.
Dans l’assistant de création, vous aurez également la possibilité de configurer des listes d’adresses électroniques de groupe pour tous les utilisateurs auxquels vous souhaitez donner accès au site. Vous pouvez configurer ce site pour qu’il soit accessible à tous les membres de l’organisation ou fournir un accès à un groupe plus restreint de personnes.
Conseil n°4 : Prenez le temps d’apprendre à utiliser les colonnes SharePoint
Si vous êtes un adepte des feuilles de calcul, vous adorerez ce que SharePoint a à offrir en termes de capacité pour regrouper, filtrer et traiter des ensembles de données complexes. En outre, une colonne SharePoint permet d’appliquer des critères spécifiques à des listes et à des bibliothèques sur d’autres sites SharePoint.
Conseil n° 5 : utilisez les applications intégrées
SharePoint dispose d’un certain nombre d’applications intégrées qui sont utiles pour un grand nombre de vos tâches quotidiennes. Voici des exemples de quelques-unes d’entre elles :
Contacts : Cette application permet de créer une liste de contacts qui peut être synchronisée avec Microsoft Outlook. Par conséquent, si vous ajoutez un contact à votre liste synchronisée dans Outlook, il sera automatiquement ajouté à votre site SharePoint et vice versa.
Liste personnalisée dans la vue Datasheet : Cela vous permet de construire une liste dans une vue similaire à celle de Microsoft Excel. À partir de là, vous pouvez facilement mettre à jour et modifier les détails des éléments de la liste en temps réel.
Calendrier : Créez un calendrier qui peut être synchronisé avec Microsoft Outlook, ce qui peut être utile pour rassembler les événements à venir, les échéances commerciales importantes et bien plus encore.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place d’une solution SharePoint ou si vous avez besoin d’une formation SharePoint, notre équipe d’expert est à votre disposition pour discuter plus en détail de vos besoins spécifiques. N’hésitez pas à nous contacter via notre formulaire de contact.
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