Lorsqu’un nouvel employé rejoint une entreprise, il y a beaucoup de formulaires à remplir, de membres de l’équipe à rencontrer et d’informations à assimiler. Une initiative d’intégration réussie contribue à rendre ce processus plus efficace, moins accablant et aussi accueillant que possible pour les nouveaux arrivants. En général, un programme d’intégration se déroule entre l’embauche et les 90 premiers jours, mais il peut durer plus longtemps, parfois jusqu’à un an.
Depuis la pandémie, l’aspect numérique de l’intégration des employés est devenu encore plus important car les entreprises ont été obligées de concevoir des programmes d’intégration virtuels pendant les périodes de fermeture. Heureusement, SharePoint, avec quelques intégrations supplémentaires dans Microsoft 365, peut soutenir l’intégration des employés de plusieurs façons.
Comment SharePoint aide-t-il à l’accueil des employés ?
Commencer un nouvel emploi peut être stressant tant pour l’employé que pour l’employeur. Les nouvelles recrues ne sont pas à l’aise car elles ne connaissent pas la culture d’entreprise et les attentes. Pour l’entreprise, c’est également une source de stress car il faut du temps à l’employé pour se mettre au diapason et devenir un membre productif et utile. Les nouveaux employés ont généralement besoin de beaucoup d’aide durant cette période ce qui ajoute des responsabilités aux autres employés.
Afin de familiariser l’intégration des nouveaux employés dans l’entreprise, la méthode la plus simple est de mettre en place un portail d’accueil sur la base d’un intranet SharePoint. C’est là que seront stockés tous les outils nécessaires à l’épanouissement de ces nouvelles recrues et cela leur permet également de gérer leur intégration à leur propre rythme.
Facilitez l’accueil des nouveaux arrivants
Un intranet SharePoint contient souvent des informations précieuses que les nouveaux employés doivent connaître concernant l’entreprise et ses processus, sa stratégie et ses valeurs, les outils et les applications, la façon de faire les choses, etc.
Les entreprises choisissent souvent de créer un hub pour les nouveaux embauchés qui met en évidence tout le contenu utile pour un nouvel arrivant, tout en ajoutant des ressources spécifiques pour la communauté des nouveaux arrivants. Il peut s’agir de listes de contrôle de ce que les employés doivent faire, d’une vidéo de bienvenue ou de présentations qui font partie des sessions d’accueil et d’initiation… L’intranet SharePoint est un outil formidable pour cela car vous pouvez choisir quand et à quelle quantité les nouveaux arrivants ont accès au début et tout cela peut ensuite être ajusté une fois la période d’essai terminée.
Organisez les premiers documents de l’employé
Stocker ses documents et formulaires sur SharePoint est un moyen rapide et facile d’organiser les premiers documents dont le nouvel employé doit prendre connaissance sans utiliser de papier ! Tous les documents peuvent être mis à disposition des nouveaux arrivants avec des protocoles d’approbation mis en place pour être facilement remplis en ligne.
Formez vos employés sans perdre de temps
Les présentations, conférences, documents de formation et vidéos feraient partie du portail d’accueil SharePoint. Imaginons que votre entreprise soit en pleine expansion et que vous embauchiez cinq nouveaux employés chaque mois ; il serait extrêmement rare que tous les cinq commencent le même jour, travaillent dans le même service et relèvent du même responsable. Par conséquent, leur parcours d’intégration commencera à des jours différents et pourra devenir un emploi à temps plein pour quelqu’un dans l’entreprise.
Grâce à un site d’accueil SharePoint, vous pouvez préparer des documents et enregistrer des vidéos en direct afin de fournir du matériel de formation interactif d’un simple clic de souris. De plus, chaque nouvelle recrue peut recevoir une liste de modules qu’elle devra compléter et vous pourrez soit demander un accusé de réception de lecture, soit fournir de brefs quiz à la fin de chacun d’eux pour vous assurer qu’elle les a complétés et qu’elle les a compris. Cela réduit la dépendance à l’égard de la disponibilité du formateur et, comme chacun apprend à une vitesse différente, les nouvelles recrues peuvent suivre la formation à leur propre rythme.
Évaluez vos nouvelles recrues
La période d’essai d’une nouvelle recrue est une étape importante car de nombreuses entreprises tiennent compte de ses résultats lorsqu’elles décident de lui offrir un poste ou non. La fixation d’objectifs et l’évaluation des performances sont toutes deux une fonctionnalité disponible dans SharePoint, où les objectifs des employés peuvent être enregistrés et évalués par leurs responsables, tous les calculs étant basés sur des paramètres établis.
De plus, tous les superviseurs et les subordonnés sont avertis lorsque les étapes du processus sont atteintes, ce qui leur rappelle les activités qu’ils doivent réaliser. Cela permet d’éliminer la part d’incertitude et d’anxiété de la procédure.
Obtenez un feedback
Au lieu de se rencontrer en personne, les nouveaux employés peuvent remplir une enquête ou un formulaire en ligne enregistré comme modèle d’intégration SharePoint sur le site d’intégration des employés SharePoint, qui devient une activité obligatoire après trois mois. Recevoir un feedback sur le processus d’accueil des employés permettra ensuite d’améliorer les éléments inefficaces ou insuffisants pour garantir un processus d’intégration efficace.
Conclusion
L’accueil des nouveaux employés est un processus clé de l’expérience des employés. Une approche automatisée du processus d’accueil permet de réduire les frais d’embauche, augmenter la fidélisation et la productivité des employés, réduire la dépendance à la documentation papier et mettre les nouveaux travailleurs « dans le coup » avant même leur premier jour de travail. Et l’intégration de ce processus dans un intranet SharePoint garantit que les nouveaux employés reçoivent un flux constant d’informations pertinentes et opportunes, ce qui leur évite d’être submergés d’informations en une seule fois.
Si vous souhaitez discuter de l’utilisation de SharePoint pour votre processus d’accueil des employés, n’hésitez pas à nous contacter !
