Vous devez penser : « Pourquoi SharePoint avait-il besoin d’une refonte alors même que cet outil rencontre un succès planétaire ?»
Tout simplement parce que, les couches des fonctionnalités de SharePoint ayant été développées les unes sur les autres, elles subissaient les contraintes d’une base dont l’aspect visuel n’était plus actuel. De plus, ces couches rendaient la personnalisation des nouvelles fonctionnalités chronophage et de plus en plus onéreuse.
En tant que consultants SharePoint, nous avons investi beaucoup de temps pour adapter l’interface graphique SharePoint de nos clients aux habitudes de navigation et d’utilisation actuelles.
Dès lors, Microsoft, dont l’interface utilisateur classique de SharePoint datait de 2002, avait deux possibilités :
- Regarder mourir SharePoint, petit à petit.
- Moderniser drastiquement son interface graphique.
Fort heureusement, Microsoft a opté pour la seconde solution, et depuis l’année dernière, elle a commencé à introduire progressivement de nouvelles pages SharePoint basées sur les technologies Web les plus récentes.
A ce jour, celles-ci sont uniquement disponibles dans la version Online de SharePoint.
Voyons maintenant ce que ce SharePoint moderne peut vous apporter.
Une personnalisation rapide
Il est maintenant aisé et rapide de personnaliser l’image de son intranet ou son site SharePoint. Les sites sont, d’une part, bien plus convaincants visuellement et, d’autre part, bien plus rapides à créer.
Des pages adaptées à une utilisation sur mobiles
A gauche : SharePoint classique / A droite : SharePoint moderne
Sur les téléphones mobiles et les tablettes, l’aspect graphique est entièrement adapté au format des écrans, rendant la navigation aisée. De plus, un utilisateur peut organiser ces pages web pour ne voir que ce dont il a besoin.
Plus de rapidité
Auparavant, les pages étaient créées sur le serveur et l’ensemble de la structure devait transiter par le réseau pour chaque page, ce qui impliquait une charge importante sur le réseau et souvent des lenteurs. La raison ? C’est de cette manière que fonctionnait Internet en 2001 quand SharePoint a été développé.
Aujourd’hui, le SharePoint moderne est conçu différemment :
- La plupart des pages sont créées dans le navigateur Internet.
- Une grande partie du framework est stocké chez des hébergeurs proches des utilisateurs.
- Seul le contenu est stocké sur des serveurs SharePoint, ce qui rend l’accès à l’information extrêmement rapide.
Une organisation flexible
Le SharePoint moderne s’est affranchi de l’ancienne hiérarchie des « collections de sites ». Il fallait en effet un site « parent » pour pouvoir créer des sites « enfants » ou « petits-enfants ». Transférer un site enfant d’un site parent à un autre site parent était un casse-tête et il était souvent nécessaire de refaire le site.
La nouvelle structure est « plate » et le nouveau système, qui se nomme « hubs », permet de connecter les sites de manière moins figée. Ce système « plat » comprend beaucoup de collections de site, ce qui le rend extrêmement flexible. Il est maintenant possible de transférer une page « enfant » d’un site « parent » à l’autre sans perdre la navigation, la recherche et le design du nouveau « parent ». Même l’URL reste identique, ce qui permet de garder les liens et les favoris.
Une amélioration des listes et des bibliothèques
Améliorées en profondeur, les listes et les bibliothèques sont modernes par défaut et l’utilisation en a été simplifiée, tout comme les filtres. Il est maintenant possible d’avoir un format conditionnel et une solution a été trouvée pour la limite des 5’000 éléments par vue. Dans ce cas, des index sont créés automatiquement, ce qui règle le problème dans la plupart des cas.
Les formulaires et workflows qui utilisent des listes ont eux aussi été modernisés.
Les possibilités de PowerApps sont maintenant de plus en plus proches de l’ancêtre Infopath Forms Designer et Flow remplace à présent l’option workflow de SharePoint. Le grand avantage étant qu’ils peuvent travailler avec un grand nombre de services cloud à l’intérieur d’Office 365, mais aussi externes à Office 365.
Si vous avez investi dans Infopath et les workflows SharePoint, rien d’urgent, ils continueront de fonctionner encore très longtemps; toutefois, il faudra vivre avec leurs limitations car ces versions ne vont plus évoluer, contrairement à la version Online moderne.
Des nouveautés
Le SharePoint moderne a introduit de nouvelles fonctionnalités :
- Possibilité de classer les sites qui contiennent des informations sensibles.
- News feeds permet de distribuer automatiquement des liens dans les pages d’un hub, sur les apps mobiles et sur la page d’accueil.
- Nouvelles web parts : d’innombrables web parts sont disponibles pour les nouvelles pages.
Une configuration facilitée
Parfois, sur SharePoint classique, la configuration de web parts nécessitait de solides connaissances XSL ou d’autres technologies Web. Aujourd’hui, les nouvelles web parts s’installent plus facilement et ne nécessitent pas de connaissances techniques spécifiques.
Une sécurité améliorée
Sur le SharePoint classique, un administrateur mal intentionné a la possibilité d’inclure et d’exécuter tout le Javascript qu’il veut sur une page du site de manière à récolter des informations sensibles, ou d’effectuer des tâches pour lesquelles il n’aurait pas d’autorisation. Le SharePoint moderne permet de limiter les autorisations d’ajouter de scripts sur les pages, ce qui sécurise encore plus.
La sécurisation de vos investissements
Microsoft n’est pas près d’arrêter le support du SharePoint classique, mais les nouveaux développements seront tous faits sur le SharePoint moderne. Cela implique que tous les efforts que vous mettez à développer votre SharePoint classique devront tôt ou tard être refaits dans un SharePoint moderne.
Comment faire pour bénéficier du SharePoint moderne
Si vous avez Office 365, vous pouvez utiliser le SharePoint moderne dès maintenant. Vous pouvez même créer un site web en quelques minutes.
Notre équipe est à votre disposition pour vous assister dans la mise en place de ces nouveaux concepts.
