Microsoft propose de nombreuses technologies de collaboration. Les outils Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive et Microsoft Viva sont couramment utilisés pour partager des actualités, collaborer sur des fichiers ou communiquer.
Avec toutes ces options, est-il encore nécessaire d’avoir un intranet d’entreprise construit sur SharePoint ?
Intranet SharePoint vs. OneDrive
OneDrive est un dépôt personnel pour un utilisateur donné permettant de stocker des documents privés que vous pourrez ensuite partager à des personnes externes en temps voulu.
Quant à SharePoint, c’est un espace de collaboration d’équipe. Cela signifie que plusieurs utilisateurs partagent l’accès au même site et aux mêmes documents selon les permissions données.
Intranet SharePoint vs. Teams
Teams est un centre de collaboration/guichet unique pour les communications, les documents, les applications et tout autre type de contenu. Cependant, le fait de disposer de nombreuses équipes ne remplace pas l’intranet SharePoint.
Vous pouvez discuter et communiquer avec vos clients via Teams mais en fin de compte, vous voulez qu’ils accèdent à votre intranet SharePoint, car c’est là que se trouvent les informations destinées au client.
Au fur et à mesure des projets, les conversations Teams seront archivées et de nouvelles seront créées alors que l’intranet SharePoint est quelque chose de permanent qui sera là quoi qu’il arrive !
Intranet SharePoint ou Microsoft Viva
Microsoft Viva Connections consiste à intégrer votre intranet SharePoint existant et ses liens de navigation globaux dans l’application Teams afin de permettre aux utilisateurs d’accéder aux informations de manière unique et transparente.
En résumé, Viva Connections ne remplace pas un intranet. Au contraire, Viva Connections renforce votre intranet SharePoint. Pour que Viva Connections fonctionne et ait un sens, vous devez avoir un intranet, des sites de communication et une navigation globale.
Les principaux objectifs de l’Intranet SharePoint
Un emplacement permanent pour vos informations
En reprenant l’exemple des équipes ci-dessus, l’intranet SharePoint représente quelque chose de permanent qui survivra à une équipe ou à un projet donné. Les projets se termineront tôt ou tard, les équipes correspondantes (avec leurs sites connectés à SharePoint) seront archivées, mais votre intranet est permanent.
Des informations basées sur votre structure d’entreprise
Une autre fonctionnalité de SharePoint Intranet est que vous pouvez l’organiser en fonction de la structure de votre entreprise. Si vous convertissez votre site de communication en hub, vous pouvez créer un menu de navigation en fonction de l’organigramme (départements, fonctions, etc.). Toutes ces équipes que les utilisateurs créent ou dont ils font partie constituent un excellent mécanisme de collaboration pour les utilisateurs, mais elles ne donnent pas vraiment une image globale de la structure de l’entreprise.
Un accès à d’autres sites et équipes
Dans le même ordre d’idées que le point précédent, l’intranet est un excellent moyen d’accéder à d’autres ressources au sein de votre organisation. Vous pouvez être isolé dans une équipe spécifique, mais l’intranet vous donne une vue globale de ce qui existe ailleurs. C’est un endroit où les utilisateurs peuvent découvrir et éventuellement faire partie d’autres sites et contenus dont ils n’avaient pas connaissance.
Un lieu de référence pour les informations
Un autre objectif de l’intranet est qu’il puisse servir de source fiable pour certains types d’informations. Vous pouvez collaborer dans un projet sur un site SharePoint ou une équipe et rien ne vous empêche de télécharger et modifier les informations de documents partagés. C’est là qu’un intranet s’avère utile : il peut être la destination de référence pour les documents finaux/approuvés car c’est un endroit doté de politiques de sécurité et de conservation.
Stockage de ressources
Un autre excellent cas d’utilisation de l’intranet est pour les ressources de l’entreprise. Prenons un exemple : les nouveaux employés seront éventuellement intégrés à des équipes. Pour eux, il peut être utile de naviguer vers un site pour accéder à toutes les ressources nécessaires à l’employé telles que des formulaires, un annuaire téléphone, des guides de l’utilisateur, etc…
Base de connaissances
Une autre raison populaire d’avoir un intranet est la possibilité de créer un wiki. Les wikis se présentent sous toutes les formes ; il peut s’agir d’une page de type Wikipedia, d’une liste FAQ ou d’une bibliothèque avec des métadonnées. Quoi qu’il en soit, l’intranet SharePoint est l’endroit où vous pouvez le construire.
Conclusion
Avoir une dizaine d’équipes ne signifie pas que vous aurez accès à toutes les équipes. Évidemment, vous pouvez avoir accès ou non à une certaine équipe ou à un certain site SharePoint en fonction de votre accès/rôle.
L’intranet est différent. L’idée générale de l’intranet est qu’il sera ouvert, dans sa majorité, à tous les utilisateurs de l’organisation. Tout le monde partagera donc le même site d’accueil et les mêmes contenus. Bien sûr, vous pouvez utiliser diverses techniques pour personnaliser l’intranet en fonction de l’utilisateur connecté. Néanmoins, le principe de base de l’intranet SharePoint est qu’il est ouvert à tous !
